| = Benutzerhandbuch: Kontaktstammdaten |
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| * Version: 1.0.1 |
| * Datum: 25.02.2020 |
| * Status: Final |
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| :Author: Dr. Michel Alessandrini |
| :Email: michel.alessandrini@pta.de |
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| :Date: 2020-02-25 |
| :Revision: 1.0.1 |
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| :icons: |
| |
| :source-highlighter: highlightjs |
| :highlightjs-theme: solarized_dark |
| |
| :lang: de |
| :encoding: utf-8 |
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| :toc: |
| :toclevels: 4 |
| :toc-title: Inhaltsverzeichnis |
| :toc-placement!: |
| :sectanchors: |
| :numbered: |
| |
| toc::[] |
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| == Sinn und Zweck des Moduls Kontaktstammdaten |
| |
| Das Modul Kontaktstammdaten ist ein Domain-Modul der openKONSEQUENZ-Plattform. |
| |
| Das Modul Kontaktstammdaten übernimmt die Verwaltung aller Kontaktdaten |
| in einer openKONSEQUENZ-Installation. D.h. es synchronisiert sich mit den |
| Benutzern des Auth&Auth-Moduls oder mit dem Unternehmens-LDAP. Des Weiteren |
| verwaltet es alle (Internen und Externen) Personen sowie Unternehmen, die in den |
| User Modulen benötigt werden. |
| |
| Das Modul Kontaktstammdaten ist somit die zentrale Stelle zur Verwaltung |
| aller Kontakte und personenbezogener Daten in einer openKONSEQUENZ-Installation. |
| Es setzt die DSGVO-Vorgaben um. |
| |
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| |
| [[uebersicht-benutzerrollen]] |
| == Benutzerrollen und Aufgaben |
| Zur Bearbeitung von Kontaktstammdaten sind folgende Benutzerrollen |
| definiert. |
| |
| [[lesende-rolle]] |
| === Lesende Rolle |
| * <<uebersicht-aller-kontakte,Darf alle Kontakte sehen>> |
| * <<suche-suche,Darf nach Kontakten suchen>> |
| |
| [[schreibende-rolle]] |
| === Schreibende Rolle |
| * <<lesende-rolle,Darf alles, was die Lesende Rolle darf>> |
| * <<kontakt-erstellen,Darf neue Kontakte anlegen>> |
| * <<kontakt-bearbeiten,Darf bestehende Kontakte bearbeiten>> |
| * <<ansprechparter-loeschen,Darf Ansprechpartner eines Unternehmens entfernen>> |
| * <<dsgvo-funktionen,Darf DSGVO-Funktionen ausführen>> |
| |
| [[admin-rolle]] |
| === Administrator |
| * <<schreibende-rolle,Darf alles, was die Schreibende Rolle darf>> |
| * <<verwaltung-stammdaten,Darf Stammdaten anlegen, bearbeiten, löschen>> |
| |
| |
| <<< |
| |
| == Verwaltung der Kontakte |
| |
| [[uebersicht-aller-kontakte]] |
| === Übersicht |
| Die Übersichtsseite stellt standardmäßig alle Kontakte |
| in einer Tabelle dar. |
| |
| .Übersicht der Kontakte |
| [options="header,footer"] |
| image::kontakte_uebersichtstabelle.png[] |
| |
| Die Übersichtstabelle zeigt zu jedem Kontakt folgende Informationen an: |
| |
| .Felder in der Tabellenübersicht |
| [options="header"] |
| |========================================================= |
| |Feld|Erläuterung |
| |Name |
| a| |
| * Name des Kontakts (Personen- oder Firmen-Name) |
| |
| |E-Mail |
| a| |
| |
| * E-Mail-Adresse des Kontakts |
| |
| |Kontakttyp |
| a| |
| |
| * Unternehmen |
| * Interne Person |
| * Externe Person |
| * Ansprechpartner |
| |
| |Notiz |
| a| |
| |
| * Bemerkung bzw. Hinweis zu einem Kontakt |
| |
| |Hauptadresse |
| a| |
| |
| * Primäre Anschrift |
| |
| |(ohne Überschrift) |
| a| |
| |
| * Benutzeraktionen, siehe <<uebersicht-bearbeitungssymbole, Symbole>> |
| |
| |========================================================= |
| |
| [[uebersicht-bearbeitungssymbole]] |
| === Kontakt anlegen, anzeigen, bearbeiten und löschen |
| |
| Jeder Kontakt kann direkt aus der Tabelle zur Anzeige oder zur Bearbeitung |
| geöffnet werden. |
| |
| ==== Kontakt anzeigen |
| |
| Über folgendes Symbol öffnet sich der entsprechende Kontakt zur Anzeige. |
| |
| .Auge-Symbol zum Anzeigen eines Kontakts |
| [options="header,footer"] |
| image::auge-symbol.png[] |
| |
| CAUTION: Das Auge-Symbol ist nur bei der "Lesenden Rolle" sichtbar. |
| |
| [[kontakt-bearbeiten]] |
| ==== Kontakt bearbeiten |
| |
| Über folgendes Symbol öffnet sich der entsprechende Kontakt |
| zur Bearbeitung. |
| |
| .Stift-Symbol zum Bearbeiten eines Kontakts |
| [options="header,footer"] |
| image::stift-symbol.png[] |
| |
| CAUTION: Das Stift-Symbol ist nur bei der "Schreibenden Rolle" und der Rolle "Administrator" sichtbar. |
| |
| ==== Kontakt löschen |
| Kontakte können nicht entfernt, sondern lediglich <<dsgvo-anonymisieren,anonymisiert>> werden. |
| Die einzige Ausnahme bilden die <<ansprechparter-loeschen,Ansprechpartner eines Unternehmens>>, |
| die entfernt werden können. |
| |
| CAUTION: Anonymisieren und löschen ist nur bei der "Schreibenden Rolle" und der Rolle "Administrator" sichtbar. |
| |
| [[kontakt-erstellen]] |
| ==== Kontakt anlegen |
| Ist ein Benutzer mit der Benutzerrolle "Schreibende Rolle" angemeldet, |
| so besteht die Möglichkeit über die Schaltfläche "Neuen Kontakt anlegen" einen |
| neuen Kontakt hinzuzufügen. |
| |
| .Schaltfläche zum Erstellen von Kontakten |
| [options="header,footer"] |
| image::auswahl-kontakt-anlegen.png[] |
| |
| Hier muss der Bearbeiter den Kontakttyp bestimmen: |
| |
| .Kontakttypen |
| [options="header"] |
| |========================================================= |
| |Kontakttyp|Erläuterung |
| |Interner Kontakt |
| a| |
| * Eine natürliche Person, die dem Unternehmen angehört |
| |
| |Externer Kontakt |
| a| |
| * Eine natürliche Person, die dem Unternehmen nicht angehört |
| |
| |Unternehmen |
| a| |
| * Eine juristische Person |
| |========================================================= |
| |
| Anschließend öffnet sich die Eingabemaske für den ausgewählten Kontakttypen. |
| |
| |
| === Kontakttypen |
| |
| ==== Interne Person |
| Die Basisinformationen eines Kontakts befindet sich im oberen |
| Teil des Benutzerdialogs. |
| |
| Pflichtfelder sind farblich markiert. Zunächst sind diese rot. Erst wenn die |
| Inhalte entsprechend eingetragen sind, ändert sich die Markierung auf grün. |
| |
| .Basis-Informationen eines Kontakts am Beispiel einer internen Person |
| [options="header,footer"] |
| image::interne-person-1.png[] |
| |
| Eine interne Person besitzt folgende Attribute: |
| |
| .Attribute einer internen Person |
| [options="header"] |
| |========================================================= |
| |Attribut |Pflichtfeld |Inhaltsart |Beschreibung |
| |Vorname |nein |Textfeld |Vorname der natürlichen Person |
| |Name |ja |Textfeld |Nachname der natürlichen Person |
| |Titel |nein |Textfeld |z.B. Prof. oder Dr. |
| |Anrede |nein |Auswahlfeld |Auswahl einer Anrede, z.B. Herr oder Frau |
| |Personentyp |nein |Auswahlfeld |Auswahl eines Personentyps |
| |LDAP User |nein |Textfeld |Bezeichnung des Benutzers im Unternehmens-LDAP. Im linken Feld kann durch Erfassung eines Namens im LDAP gesucht werden. Der ausgewählte Benutzer (im rechten Feld) wird zur Synchronisation verwendet. |
| |Portal User |nein |Textfeld |Bezeichnung des Benutzers im Portal. Im linken Feld kann durch Erfassung eines Namens im Portal gesucht werden. Der ausgewählte Benutzer (im rechten Feld) wird zur Synchronisation verwendet. |
| |Abteilung |nein |Textfeld |Abteilung der Person |
| |Notiz |nein |Textfeld |Beliebige Hinweise zur Person |
| |========================================================= |
| |
| Um den Kontakt zu speichern, muss die folgende Schaltfläche betätigt werden. |
| |
| .Schaltfläche zum Speichern |
| [options="header,footer"] |
| image::speichern.png[] |
| |
| Wenn die neu erfassten Daten nicht gespeichert werden sollen, dann ist folgende Schaltfläche zu drücken: |
| |
| .Schaltfläche zum Abbrechen (ohne speichern) |
| [options="header,footer"] |
| image::abbrechen.png[] |
| |
| Anschließend erscheint ein Dialog, der mit "Ja" zu bestätigen ist. |
| |
| .Dialog nach Abbrechen |
| [options="header,footer"] |
| image::dialog-nach-abbrechen.png[] |
| |
| ==== Externe Person |
| Die Basisinformationen eines Kontakts befindet sich im oberen |
| Teil des Benutzerdialogs. |
| |
| Pflichtfelder sind farblich markiert. Zunächst sind diese rot. Erst wenn die |
| Inhalte entsprechend eingetragen sind, ändert sich die Markierung auf grün. |
| |
| .Basis-Informationen eines Kontakts am Beispiel einer externen Person |
| [options="header,footer"] |
| image::externe-person-1.png[] |
| |
| Eine externe Person besitzt folgende Attribute: |
| |
| .Attribute einer externen Person |
| [options="header"] |
| |========================================================= |
| |Attribut |Pflichtfeld |Inhaltsart |Beschreibung |
| |Vorname |nein |Textfeld |Vorname der natürlichen Person |
| |Name |ja |Textfeld |Nachname der natürlichen Person |
| |Titel |nein |Textfeld |z.B. Prof. oder Dr. |
| |Anrede |nein |Auswahlfeld |Auswahl einer Anrede, z.B. Herr oder Frau |
| |Personentyp |nein |Auswahlfeld |Auswahl eines Personentyps |
| |Notiz |nein |Textfeld |Beliebige Hinweise zur Person |
| |========================================================= |
| |
| ==== Unternehmen |
| Die Basisinformationen eines Kontakts befindet sich im oberen |
| Teil des Benutzerdialogs. |
| |
| Pflichtfelder sind farblich markiert. Zunächst sind diese rot. Erst wenn die |
| Inhalte entsprechend eingetragen sind, ändert sich die Markierung auf grün. |
| |
| .Basis-Informationen eines Kontakts am Beispiel eines Unternehmens |
| [options="header,footer"] |
| image::unternehmen.png[] |
| |
| Ein Unternehmen besitzt folgende Attribute: |
| |
| .Attribute eines Unternehmens |
| [options="header"] |
| |========================================================= |
| |Attribut |Pflichtfeld |Inhaltsart |Beschreibung |
| |Name |ja |Textfeld |Nachname der natürlichen Person |
| |Rechtsform |nein |Textfeld |z.B. GmbH oder AG |
| |Handelsregisternummer |nein |Textfeld |Nummer in der Form HR A 11111 |
| |Notiz |nein |Textfeld |Beliebige Hinweise zum unternehmen |
| |========================================================= |
| |
| ==== Ansprechpartner |
| Der Ansprechpartner ist kein eigener Kontakttyp. Dieser kann ausschließlich |
| <<ansprechpartner-unternehmen,über das Unternehmen erfasst werden, zudem der Ansprechpartner gehört.>> |
| |
| |
| === Weitere Informationen zu einem Kontakt |
| Die Detailinformationen zu einem Kontakt befinden sich im unteren |
| Teil der Erfassungsmaske in aufklappbaren Bereichen: |
| |
| .Detail-Informationen eines Kontakts |
| [options="header,footer"] |
| image::unternehmen-2.png[] |
| |
| CAUTION: Bei der Neu-Anlage eines Kontakts sind die Details zunächst nicht sichtbar. Erst nach dem Speichern und dem erneuten Aufruf des neuen Kontakts werden die folgenden Detailinformationen angezeigt. |
| |
| Dieser Bereich ist in folgende Abschnitte unterteilt: |
| |
| * Adressen |
| * Kommunikationskanäle |
| * Modulzuordnung |
| * Ansprechpartner (nur bei Unternehmen) |
| |
| |
| ==== Adressen |
| Die Adressliste beinhaltet alle Adressen der internen Person. Eine Adresse besteht aus folgenden Attributen: |
| |
| .Attribute einer Adresse (Kontakt-Detailinformationen) |
| [options="header"] |
| |========================================================= |
| |Attribut |Pflichtfeld |Inhaltsart |Beschreibung |
| |Adresstyp |ja |Auswahlfeld |Auswahl eines Adresstyps |
| |Hauptadresse |nein |Checkbox |Kennzeichen, ob dies die Hauptadresse ist (nur relevant, wenn mehrere Adressen vorhanden) |
| |Postleitzahl |nein |Zahl |Adressdaten |
| |Ort |nein |Textfeld |Adressdaten |
| |Adresse (Zusatz) |nein |Textfeld |Adressdaten |
| |Straße |nein |Textfeld |Adressdaten |
| |Hausnummer |nein |Textfeld |Adressdaten |
| |WGS84-Zone |nein |Textfeld |World Geodetic System 1984 für Positionsangaben |
| |Längengrad |nein |Textfeld |Geographische Länge: Ein Winkel, der ausgehend vom Nullmeridian (0°) bis 180° in östlicher und 180° in westlicher Richtung angegeben wird |
| |Breitengrad |nein |Textfeld |Geographische Breite: Angabe in Grad, Minuten und Sekunden |
| |Google Maps URL |nein |Textfeld |URL zu Google Maps mit den entsprechenden Parametern |
| |Notiz |nein |Textfeld |Beliebige Hinweise zur Person |
| |========================================================= |
| |
| Der geöffnete Bereich sieht folgendermaßen aus: |
| |
| .Tabellenansicht der Adressen unter einem Kontakt |
| [options="header,footer"] |
| image::adresseliste-gefuellt.png[] |
| |
| Über die Schaltfläche "Neue Adresse anlegen" kann eine Adresse angelegt werden. |
| Anschließend öffnet sich die folgende Maske, die auch bei der Bearbeitung zum Einsatz kommt: |
| |
| .Maske zur Anlage einer Adresse unter einem Kontakt |
| [options="header,footer"] |
| image::adresse-anlegen.png[] |
| |
| |
| ==== Kommunikationskanäle |
| Die Kommunikationskanäle beinhalten alle Kontaktinformationen. Ein Kommunikationskanal besteht aus folgenden Attributen: |
| |
| .Attribute eines Kommunikationskanals (Kontakt-Detailinformationen) |
| [options="header"] |
| |========================================================= |
| |Attribut |Pflichtfeld |Inhaltsart |Beschreibung |
| |Typ |ja |Auswahlfeld |Auswahl eines Kommunikationskanals |
| |Daten |nein |Textfeld |Kontaktinformationen des entsprechenden Kommunikationskanals |
| |Notiz |nein |Textfeld |Beliebige Hinweise zum Kommunikationskanal |
| |========================================================= |
| |
| Der geöffnete Bereich sieht folgendermaßen aus: |
| |
| .Tabellenansicht der Kommunikationskanäle unter einem Kontakt |
| [options="header,footer"] |
| image::kommunikationskanal-gefuellt.png[] |
| |
| Über die Schaltfläche "Neuen Kommunikationskanal anlegen" kann ein Kommunikationskanal angelegt werden. |
| Anschließend öffnet sich die folgende Maske, die auch bei der Bearbeitung zum Einsatz kommt: |
| |
| .Maske zur Anlage eines Kommunikationskanals unter einem Kontakt |
| [options="header,footer"] |
| image::kommunikationskanal-anlegen.png[] |
| |
| [[zugeordnete-module]] |
| ==== Zugeordnete Module |
| Die Modulzuordnung legt fest, in welchen Modulen der Kontakt genutzt wird. |
| Des Weiteren kann hinterlegt werden, wie lange die Kontaktdaten mindestens |
| aufbewahrt werden müssen und wann diese ablaufen. |
| |
| Eine Modulzuordnung besteht aus folgenden Attributen: |
| |
| .Attribute einer Modulzuordnung (Kontakt-Detailinformationen) |
| [options="header"] |
| |========================================================= |
| |Attribut |Pflichtfeld |Inhaltsart |Beschreibung |
| |Modulname |ja |Auswahlfeld |Auswahl eines openKONSEQUENZ-Moduls |
| |Ablaufdatum |nein |Datum |Zeitpunkt, ab wann die Kontaktdaten gemäß DSGVO gelöscht werden müssen |
| |Löschsperre bis |nein |Datum |Zeitpunkt, bis wann die Kontaktdaten gemäß DSGVO nicht gelöscht werden dürfen |
| |Notiz |nein |Textfeld |Beliebige Hinweise zum Modul |
| |========================================================= |
| |
| Der geöffnete Bereich sieht folgendermaßen aus: |
| |
| .Tabellenansicht der Modulzuordnungen unter einem Kontakt |
| [options="header,footer"] |
| image::modulzuordnung-gefuellt.png[] |
| |
| Über die Schaltfläche "Neue Modulzuordnung anlegen" kann eine Modulzuordnung angelegt werden. |
| Anschließend öffnet sich die folgende Maske, die auch bei der Bearbeitung zum Einsatz kommt: |
| |
| .Maske zur Anlage einer Modulzuordnung unter einem Kontakt |
| [options="header,footer"] |
| image::modul-zuordnen.png[] |
| |
| [[ansprechpartner-unternehmen]] |
| ==== Ansprechpartner (nur bei Unternehmen) |
| Die Ansprechpartner sind Personen, die zu einem Unternehmen gehören. Deshalb gibt es diese Daten nur bei dem Kontakttyp Unternehmen. |
| Ein Ansprechpartner besitzt folgende Attribute: |
| |
| .Attribute eines Ansprechpartners (Kontakt-Detailinformationen) |
| [options="header"] |
| |========================================================= |
| |Attribut |Pflichtfeld |Inhaltsart |Beschreibung |
| |Vorname |nein |Textfeld |Vorname des Ansprechpartners |
| |Name |ja |Textfeld |Nachname des Ansprechpartners |
| |Titel |nein |Textfeld |z.B. Prof. oder Dr. |
| |Anrede |nein |Auswahlfeld |Auswahl einer Anrede, z.B. Herr oder Frau |
| |Personentyp |nein |Auswahlfeld |Auswahl eines Personentyps |
| |Notiz |nein |Textfeld |Beliebige Hinweise zum Ansprechpartner |
| |========================================================= |
| |
| Der geöffnete Bereich sieht folgendermaßen aus: |
| |
| .Tabellenansicht der Ansprechpartner unter einem Kontakt |
| [options="header,footer"] |
| image::ansprechpartner-gefuellt.png[] |
| |
| Über die Schaltfläche "Neuen Ansprechpartner anlegen" kann ein Ansprechpartner angelegt werden. |
| Anschließend öffnet sich die folgende Maske, die auch bei der Bearbeitung zum Einsatz kommt: |
| |
| .Maske zur Anlage eines Ansprechpartners unter einem Kontakt |
| [options="header,footer"] |
| image::ansprechpartner-anlegen.png[] |
| |
| [[ansprechparter-loeschen]] |
| ==== Löschen von weiteren Informationen eines Kontakts |
| Über das folgende Symbol in der Tabelle kann der entsprechende Eintrag |
| (Adresse, Kommunikationskanal, Modulzuordnung oder Ansprechpartner) |
| gelöscht werden. |
| |
| .Löschen-Symbol |
| [options="header,footer"] |
| image::loesch-symbol.png[] |
| |
| CAUTION: Das Mülleimer-Symbol ist nur bei der "Schreibenden Rolle" und bei der Rolle "Administrator" sichtbar. |
| |
| CAUTION: Die Löschfunktion steht nur beim Kontakttyp "Ansprechpartner" zur Verfügung. Andere Kontakte können nicht gelöscht werden. |
| |
| Nach Klick auf das Löschen-Symbol erscheint ein Dialog, der mit "Ja" zu bestätigen ist. |
| |
| .Dialog nach Klick auf Löschen |
| [options="header,footer"] |
| image::meldung-loeschen.png[] |
| |
| |
| <<< |
| |
| [[dsgvo-funktionen]] |
| == DSGVO-Funktionen |
| Das Modul Kontaktstammdaten ermöglicht für eine openKONSEQUENZ-Installation |
| die zentrale Umsetzung der DSGVO-Aufgaben: |
| |
| * Alle Informationen zu einem Kontakt finden |
| * Gültigkeitszeiträume für Personendaten festlegen |
| * Sperrfristen für Personendaten festlegen |
| * Abgelaufene Kontakte identifizieren |
| * Kontakte anonymisieren |
| |
| [[dsgvo-erfassen]] |
| === Erfassung der DSGVO-Informationen zu einem Kontakt |
| Kontaktdaten können grundsätzlich in mehreren openKONSEQUENZ-Modulen verwendet werden. |
| Deshalb ist es bei jedem Kontakt (Interne und externe Person) möglich, die einzelnen |
| Module bei den Detailinformationen unter <<zugeordnete-module,Zugeordnete Module>> |
| zu erfassen. |
| |
| In diesem Vorgang können zu jeder Modulzuordnung weitere DSGVO-relevante Informationen |
| hinterlegt werden: |
| |
| * openKONSEQUENZ-Modul: Modul, dass diesen Kontakt verwendet |
| * Zuweisungsdatum: Wann der Kontakt erstmalig dem Modul verwendet wurde |
| * Ablaufdatum: Zeitpunkt nachdem der Kontakt zu anonymisieren ist |
| * Löschsperre bis: Zeitpunkt bis wann der Kontakt nicht anonymisiert werden darf |
| |
| Ein Beispiel für einen Kontakt mit mehreren Modulzuordnungen: |
| |
| .Beispiel Modulzuordnungen |
| [options="header,footer"] |
| image::dsgvo-module.png[] |
| |
| [[dsgvo-suche]] |
| === Abgelaufene Kontakte identifizieren |
| In der Hauptübersicht befindet sich eine DSGVO-Suchfunktion. Mit dieser Suche |
| können folgende DSGVO-Informationen abgefragt werden: |
| |
| * Auswahl Module |
| * Ablaufdatum überschritten |
| * Löschsperre abgelaufen |
| |
| Des Weiteren kann diese Suche mit den Such-Kriterien der Standardsuche kombiniert werden. |
| Das folgende Beispiel zeigt eine Suche nach abgelaufenen Kontakten: |
| |
| .DSGVO-Suche |
| [options="header,footer"] |
| image::dsgvo-suche.png[] |
| |
| CAUTION: Es erfolgt keine automatische Anonymisierung nachdem das Ablaufdatum und/oder die Löschsperre abgelaufen sind. |
| |
| [[dsgvo-anonymisieren]] |
| === Kontakt anonymisieren |
| Kontakte einer openKONSEQUENZ-Installation werden ausschließlich über das Modul |
| Kontaktstammdaten anonymisiert. Dabei ist folgendes zu beachten: |
| |
| CAUTION: Das Anonymisieren von Kontakten erfolgt immer manuell und für jeden Kontakt einzeln. |
| |
| Des Weiteren sind entsprechende Berechtigungen notwendig: |
| |
| CAUTION: Für das Anonymisieren von Kontakten ist die "Schreibende Rolle" oder die Rolle "Administrator" notwendig. |
| |
| Sind alle Voraussetzung erfüllt, wird der Kontakt wird über das <<kontakt-bearbeiten,Bearbeiten-Symbol>> in der Haupttabelle |
| aufgerufen, anschließend öffnet sich die Erfassungsmaske zur Bearbeitung eines |
| Kontakts: |
| |
| .Kontaktansicht mit Anonymisieren-Button |
| [options="header,footer"] |
| image::dsgvo-anonymisieren-vorher.png[] |
| |
| Über die Schaltfläche "Anonymisieren" erfolgt das Unkenntlichmachen des Kontakts. |
| Dazu wird der Name auf "* * *" geändert und alle anderen Felder geleert. |
| |
| Zuvor muss aber noch der folgende Dialog bestätigt werden: |
| |
| .Hinweis vor dem Anonymisieren |
| [options="header,footer"] |
| image::dsgvo-anonymisieren-hinweis.png[] |
| |
| Ist dies erfolgt, öffnet sich anschließend die Hauptansicht und der anonymisierte |
| Kontakt ist nicht mehr auffindbar. |
| |
| CAUTION: Ein anonymisierter Kontakt kann nicht wiederhergestellt werden. |
| |
| <<< |
| |
| [[verwaltung-stammdaten]] |
| == Verwaltung der Stammdaten |
| Die Funktionen zur Verwaltung der Stammdaten verbirgt sich hinter dem folgenden |
| Symbol in der Menüleiste: |
| |
| .Symbol zum Aufruf der Stammdaten-Verwaltung |
| [options="header,footer"] |
| image::admin-menue-symbol.png[] |
| |
| CAUTION: Die Stammdaten-Verwaltung ist nur für die Rolle "Administrator" verfügbar. |
| |
| Es können folgende Stammdaten bearbeitet werden: |
| |
| * Anreden |
| * Adresstypen |
| * Kommunikationstypen |
| * Personentypen |
| |
| === Anreden |
| Nach dem Aufruf der Anreden-Verwaltung erscheint die Übersicht mit allen bereits |
| angelegten Anreden: |
| |
| .Tabellenansicht der Anreden |
| [options="header,footer"] |
| image::uebersicht-anrede.png[] |
| |
| Über die Schaltfläche "Neu" kann ein Eintrag angelegt werden. |
| Anschließend öffnet sich die folgende Maske, die auch bei der Bearbeitung zum Einsatz kommt: |
| |
| .Maske zur Anlage von Anreden |
| [options="header,footer"] |
| image::anrede-anlegen.png[] |
| |
| |
| === Adresstypen |
| Nach dem Aufruf der Adresstypen-Verwaltung erscheint die Übersicht mit allen bereits |
| angelegten Adresstypen: |
| |
| .Tabellenansicht der Adresstypen |
| [options="header,footer"] |
| image::adresstypen-uebersicht.png[] |
| |
| Über die Schaltfläche "Neu" kann ein Eintrag angelegt werden. |
| Anschließend öffnet sich die folgende Maske, die auch bei der Bearbeitung zum Einsatz kommt: |
| |
| .Maske zur Anlage eines Adresstyps |
| [options="header,footer"] |
| image::adresstyp-anlegen.png[] |
| |
| |
| === Kommunikationstypen |
| Nach dem Aufruf der Kommunikationstypen-Verwaltung erscheint die Übersicht mit allen bereits |
| angelegten Kommunikationstypen: |
| |
| .Tabellenansicht der Kommunikationstypen |
| [options="header,footer"] |
| image::kommunikationstypen-uebersicht.png[] |
| |
| Über die Schaltfläche "Neu" kann ein Eintrag angelegt werden. |
| Anschließend öffnet sich die folgende Maske, die auch bei der Bearbeitung zum Einsatz kommt: |
| |
| .Maske zur Anlage eines Kommunikationstypens |
| [options="header,footer"] |
| image::kommunikationstypen-anlegen.png[] |
| |
| Einige Einträge sind in der Standardkonfiguration enthalten und dürfen somit |
| nicht geändert werden. Diese sind in der Übersichtstabelle mit einem Auge-Symbol |
| gekennzeichnet. Wird der entsprechende Eintrag über dieses Symbol geöffnet, |
| so können keine Anpassungen vorgenommen werden. |
| |
| .Maske zur Ansicht eines Kommunikationstyps |
| [options="header,footer"] |
| image::kommunikationstyp-nur-ansicht.png[] |
| |
| |
| === Personentypen |
| Nach dem Aufruf der Personentypen-Verwaltung erscheint die Übersicht mit allen bereits |
| angelegten Personentypen: |
| |
| .Tabellenansicht der Personentypen |
| [options="header,footer"] |
| image::personentypen-uebersicht.png[] |
| |
| Über die Schaltfläche "Neu" kann ein Eintrag angelegt werden. |
| Anschließend öffnet sich die folgende Maske, die auch bei der Bearbeitung zum Einsatz kommt: |
| |
| .Maske zur Anlage eines Personentyps |
| [options="header,footer"] |
| image::personentypen-anlegen.png[] |
| |
| |
| [[meldungen-hinweise]] |
| == Hinweise und Meldungen nach Benutzeraktionen |
| Nach Benutzeraktionen erscheinen in bestimmten Fällen Meldungen des Systems, |
| um den Benutzer: |
| |
| * Handlungsanweisungen zu geben, |
| * über Fehler des Systems zu informieren. |
| |
| === Erfolg einer Aktion |
| Ist eine Benutzeraktion erfolgreich, so erscheint keine Meldung. |
| |
| === Handlungsanweisung |
| In einigen Situationen muss der Benutzer weitere Aktionen ausführen, damit die |
| Handlung erfolgreich abgeschlossen werden kann. Diese gelb hinterlegten Hinweise |
| erscheinen im folgenden Fall: |
| |
| * Fehlenden Informationen (Pflichtfelder füllen) |
| * LDAP- und Auth&Auth-User dürfen für einen Kontakt nicht gleichzeitig synchronisiert werden |
| |
| .Hinweis Pflichtfelder |
| [options="header,footer"] |
| image::meldung-hinweis.png[] |
| |
| Diese Meldungen bleiben für fünf Sekunden sichtbar und verschwinden dann wieder |
| automatisch. |
| |
| === Fehlermeldungen |
| Wenn Aktionen aufgrund technischer Gegebenheiten nicht erfolgreich durchgeführt |
| werden können, erscheinen rot hinterlegte Fehlermeldungen. Das kann u.a. in |
| folgenden Situationen passieren: |
| |
| * Speichern fehlgeschlagen |
| * Web Services nicht verfügbar |
| |
| .Fehlermeldung |
| [options="header,footer"] |
| image::meldung-fehler.png[] |
| |
| Diese Meldungen bleiben solange sichtbar bis sie durch den Benutzer über das |
| kleine x geschlossen werden. In diesen Fällen ist der Administrator zu |
| informieren. |
| |
| <<< |
| |
| == Allgemeine Funktionen |
| |
| === An- und abmelden |
| |
| ==== Modul "Kontaktstammdaten" aus Portal starten |
| Nach erfolgreicher Anmeldung am openKONSEQUENZ-Portal und mit entsprechender |
| Berechtigung für das Modul "Kontaktstammdaten" ist die Kachel für das Modul |
| sichtbar. Mit einem Klick auf die Kachel startet das Modul "Kontaktstammdaten" |
| in einem neuen Fenster. |
| |
| .Kachel zum Starten des Moduls "Kontaktstammdaten" |
| [options="header,footer"] |
| image::oeffnen-modul.png[] |
| |
| ==== Abmelden |
| Die Schaltfläche zum Abmelden befindet sich hinter dem Benutzernamen. |
| |
| .Abmelden vom openKONSEQUENZ-System |
| [options="header,footer"] |
| image::abmelden.png[] |
| |
| CAUTION: Beim Klick auf "Abmelden" erfolgt nicht nur die Abmeldung vom Modul |
| Kontaktstammdaten, sondern die Abmeldung vom Portal. D.h. alle parallel geöffneten |
| openKONSEQUENZ-Module (wie z.B. Betriebstagebuch, Geplante Netzmaßnahme) werden |
| automatisch mit abgemeldet. |
| |
| Um die parallel geöffneten openKONSEQUENZ-Module nicht mit abzumelden, ist |
| lediglich das Browserfenster mit dem Modul Kontaktstammdaten zu schließen. |
| |
| === Home-Button |
| Über den folgenden Home-Button in der Menüleiste kann jederzeit zur Tabellenansicht |
| zurückgekehrt werden. |
| |
| .Home-Button |
| [options="header,footer"] |
| image::haus-symbol.png[] |
| |
| CAUTION: Der Aufruf des Home-Buttons setzt die Suche, Filter und Sortierfunktion wieder zurück, sodass die Standardansicht wiederhergestellt ist. |
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| [[suche-suche]] |
| === Suche |
| In der Übersicht ist eine Such-Funktion integriert, die eingegebenen Zeichen in |
| den Datensätzen der Kontaktstammdaten sucht. Bei der Suche werden alle Felder |
| berücksichtigt. |
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| .Suchfunktion |
| [options="header,footer"] |
| image::suche-beispiel.png[] |
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| Das Auswahlfeld "Kontakttypen" bestimmt den Suchumfang: |
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| * Alle Kontakttypen |
| * Interne Personen |
| * Externe Personen |
| * Unternehmen |
| * Ansprechpartner |
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| Die Suche wird direkt beim Eintippen des Suchbegriffs bzw. bei der Auswahl |
| eines Filterkriteriums ausgeführt. |
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| Darüber hinaus steht eine <<dsgvo-suche,DSGVO-Suche>> zur Verfügung. |
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| [[sortieren]] |
| === Sortieren |
| Die Sortierung in der Haupttabelle erfolgt über zwei Auswahlfelder: |
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| .Auswahl des Attributs für die Sortierung |
| [options="header,footer"] |
| image::auswahl-sortierung.png[] |
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| .Auswahl der Reihenfolge |
| [options="header,footer"] |
| image::auswahl-sortierung-2.png[] |
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| Nach Auswahl der entsprechenden Felder erfolgt die Suche automatisch. |
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| === Hilfe |
| Diese Benutzerdokumentation ist über das Hilfe-Symbol in der Kopfzeile erreichbar: |
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| .Hilfe-Symbol |
| [options="header,footer"] |
| image::hilfe.png[] |
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| === Synchronisierung mit Verzeichnisdiensten |
| Die Aktivierung der Synchronisierung der Kontaktstammdaten mit den Verzeichnisdiensten |
| LDAP und/oder Auth&Auth erfolgt durch den Administrator. |
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| == Kompatibilität |
| Die Anwendung ist für folgende Endgeräte optimiert: |
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| * Desktop-PC |
| * Tablet |
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| Es unterstützt folgende Browser: |
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| * Google Chrome |
| * Firefox |
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| Die Bildschirmauflösung bzw. die Fenstergröße des Browsers sollte folgende |
| Werte nicht unterschreiten: |
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| * 1.024 x 768 Pixel |
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