= Benutzerhandbuch: Kontaktstammdaten

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* Version: 1.0.1
* Datum: 25.02.2020
* Status: Final

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:Author: Dr. Michel Alessandrini
:Email: michel.alessandrini@pta.de

:Date: 2020-02-25
:Revision: 1.0.1

:icons:

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:lang: de
:encoding: utf-8

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:toclevels: 4
:toc-title: Inhaltsverzeichnis
:toc-placement!:
:sectanchors:
:numbered:

toc::[]

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== Sinn und Zweck des Moduls Kontaktstammdaten

Das Modul Kontaktstammdaten ist ein Domain-Modul der openKONSEQUENZ-Plattform.

Das Modul Kontaktstammdaten übernimmt die Verwaltung aller Kontaktdaten
in einer openKONSEQUENZ-Installation. D.h. es synchronisiert sich mit den
Benutzern des Auth&Auth-Moduls oder mit dem Unternehmens-LDAP. Des Weiteren
verwaltet es alle (Internen und Externen) Personen sowie Unternehmen, die in den
User Modulen benötigt werden.

Das Modul Kontaktstammdaten ist somit die zentrale Stelle zur Verwaltung
aller Kontakte und personenbezogener Daten in einer openKONSEQUENZ-Installation.
Es setzt die DSGVO-Vorgaben um.

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[[uebersicht-benutzerrollen]]
== Benutzerrollen und Aufgaben
Zur Bearbeitung von Kontaktstammdaten sind folgende Benutzerrollen
definiert.

[[lesende-rolle]]
=== Lesende Rolle
* <<uebersicht-aller-kontakte,Darf alle Kontakte sehen>>
* <<suche-suche,Darf nach Kontakten suchen>>

[[schreibende-rolle]]
=== Schreibende Rolle
* <<lesende-rolle,Darf alles, was die Lesende Rolle darf>>
* <<kontakt-erstellen,Darf neue Kontakte anlegen>>
* <<kontakt-bearbeiten,Darf bestehende Kontakte bearbeiten>>
* <<ansprechparter-loeschen,Darf Ansprechpartner eines Unternehmens entfernen>>
* <<dsgvo-funktionen,Darf DSGVO-Funktionen ausführen>>

[[admin-rolle]]
=== Administrator
* <<schreibende-rolle,Darf alles, was die Schreibende Rolle darf>>
* <<verwaltung-stammdaten,Darf Stammdaten anlegen, bearbeiten, löschen>>


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== Verwaltung der Kontakte

[[uebersicht-aller-kontakte]]
=== Übersicht
Die Übersichtsseite stellt standardmäßig alle Kontakte
in einer Tabelle dar.

.Übersicht der Kontakte
[options="header,footer"]
image::kontakte_uebersichtstabelle.png[]

Die Übersichtstabelle zeigt zu jedem Kontakt folgende Informationen an:

.Felder in der Tabellenübersicht
[options="header"]
|=========================================================
|Feld|Erläuterung
|Name
a|
 * Name des Kontakts (Personen- oder Firmen-Name)

|E-Mail
a|

* E-Mail-Adresse des Kontakts

|Kontakttyp
a|

* Unternehmen
* Interne Person
* Externe Person
* Ansprechpartner

|Notiz
a|

* Bemerkung bzw. Hinweis zu einem Kontakt

|Hauptadresse
a|

* Primäre Anschrift

|(ohne Überschrift)
a|

* Benutzeraktionen, siehe <<uebersicht-bearbeitungssymbole, Symbole>>

|=========================================================

[[uebersicht-bearbeitungssymbole]]
=== Kontakt anlegen, anzeigen, bearbeiten und löschen

Jeder Kontakt kann direkt aus der Tabelle zur Anzeige oder zur Bearbeitung
geöffnet werden.

==== Kontakt anzeigen

Über folgendes Symbol öffnet sich der entsprechende Kontakt zur Anzeige.

.Auge-Symbol zum Anzeigen eines Kontakts
[options="header,footer"]
image::auge-symbol.png[]

CAUTION: Das Auge-Symbol ist nur bei der "Lesenden Rolle" sichtbar.

[[kontakt-bearbeiten]]
==== Kontakt bearbeiten

Über folgendes Symbol öffnet sich der entsprechende Kontakt
zur Bearbeitung.

.Stift-Symbol zum Bearbeiten eines Kontakts
[options="header,footer"]
image::stift-symbol.png[]

CAUTION: Das Stift-Symbol ist nur bei der "Schreibenden Rolle" und der Rolle "Administrator" sichtbar.

==== Kontakt löschen
Kontakte können nicht entfernt, sondern lediglich <<dsgvo-anonymisieren,anonymisiert>> werden.
Die einzige Ausnahme bilden die <<ansprechparter-loeschen,Ansprechpartner eines Unternehmens>>,
die entfernt werden können.

CAUTION: Anonymisieren und löschen ist nur bei der "Schreibenden Rolle" und der Rolle "Administrator" sichtbar.

[[kontakt-erstellen]]
==== Kontakt anlegen
Ist ein Benutzer mit der Benutzerrolle "Schreibende Rolle" angemeldet,
so besteht die Möglichkeit über die Schaltfläche "Neuen Kontakt anlegen" einen
neuen Kontakt hinzuzufügen.

.Schaltfläche zum Erstellen von Kontakten
[options="header,footer"]
image::auswahl-kontakt-anlegen.png[]

Hier muss der Bearbeiter den Kontakttyp bestimmen:

.Kontakttypen
[options="header"]
|=========================================================
|Kontakttyp|Erläuterung
|Interner Kontakt
a|
 * Eine natürliche Person, die dem Unternehmen angehört

|Externer Kontakt
a|
* Eine natürliche Person, die dem Unternehmen nicht angehört

|Unternehmen
a|
* Eine juristische Person
|=========================================================

Anschließend öffnet sich die Eingabemaske für den ausgewählten Kontakttypen.


=== Kontakttypen

==== Interne Person
Die Basisinformationen eines Kontakts befindet sich im oberen
Teil des Benutzerdialogs.

Pflichtfelder sind farblich markiert. Zunächst sind diese rot. Erst wenn die
Inhalte entsprechend eingetragen sind, ändert sich die Markierung auf grün.

.Basis-Informationen eines Kontakts am Beispiel einer internen Person
[options="header,footer"]
image::interne-person-1.png[]

Eine interne Person besitzt folgende Attribute:

.Attribute einer internen Person
[options="header"]
|=========================================================
|Attribut     |Pflichtfeld    |Inhaltsart     |Beschreibung
|Vorname      |nein           |Textfeld       |Vorname der natürlichen Person
|Name         |ja             |Textfeld       |Nachname der natürlichen Person
|Titel        |nein           |Textfeld       |z.B. Prof. oder Dr.
|Anrede       |nein           |Auswahlfeld    |Auswahl einer Anrede, z.B. Herr oder Frau
|Personentyp  |nein           |Auswahlfeld    |Auswahl eines Personentyps
|LDAP User    |nein           |Textfeld       |Bezeichnung des Benutzers im Unternehmens-LDAP. Im linken Feld kann durch Erfassung eines Namens im LDAP gesucht werden. Der ausgewählte Benutzer (im rechten Feld) wird zur Synchronisation verwendet.
|Portal User  |nein           |Textfeld       |Bezeichnung des Benutzers im Portal. Im linken Feld kann durch Erfassung eines Namens im Portal gesucht werden. Der ausgewählte Benutzer (im rechten Feld) wird zur Synchronisation verwendet.
|Abteilung    |nein           |Textfeld       |Abteilung der Person
|Notiz        |nein           |Textfeld       |Beliebige Hinweise zur Person
|=========================================================

Um den Kontakt zu speichern, muss die folgende Schaltfläche betätigt werden.

.Schaltfläche zum Speichern
[options="header,footer"]
image::speichern.png[]

Wenn die neu erfassten Daten nicht gespeichert werden sollen, dann ist folgende Schaltfläche zu drücken:

.Schaltfläche zum Abbrechen (ohne speichern)
[options="header,footer"]
image::abbrechen.png[]

Anschließend erscheint ein Dialog, der mit "Ja" zu bestätigen ist.

.Dialog nach Abbrechen
[options="header,footer"]
image::dialog-nach-abbrechen.png[]

==== Externe Person
Die Basisinformationen eines Kontakts befindet sich im oberen
Teil des Benutzerdialogs.

Pflichtfelder sind farblich markiert. Zunächst sind diese rot. Erst wenn die
Inhalte entsprechend eingetragen sind, ändert sich die Markierung auf grün.

.Basis-Informationen eines Kontakts am Beispiel einer externen Person
[options="header,footer"]
image::externe-person-1.png[]

Eine externe Person besitzt folgende Attribute:

.Attribute einer externen Person
[options="header"]
|=========================================================
|Attribut     |Pflichtfeld    |Inhaltsart     |Beschreibung
|Vorname      |nein           |Textfeld       |Vorname der natürlichen Person
|Name         |ja             |Textfeld       |Nachname der natürlichen Person
|Titel        |nein           |Textfeld       |z.B. Prof. oder Dr.
|Anrede       |nein           |Auswahlfeld    |Auswahl einer Anrede, z.B. Herr oder Frau
|Personentyp  |nein           |Auswahlfeld    |Auswahl eines Personentyps
|Notiz        |nein           |Textfeld       |Beliebige Hinweise zur Person
|=========================================================

==== Unternehmen
Die Basisinformationen eines Kontakts befindet sich im oberen
Teil des Benutzerdialogs.

Pflichtfelder sind farblich markiert. Zunächst sind diese rot. Erst wenn die
Inhalte entsprechend eingetragen sind, ändert sich die Markierung auf grün.

.Basis-Informationen eines Kontakts am Beispiel eines Unternehmens
[options="header,footer"]
image::unternehmen.png[]

Ein Unternehmen besitzt folgende Attribute:

.Attribute eines Unternehmens
[options="header"]
|=========================================================
|Attribut                |Pflichtfeld    |Inhaltsart     |Beschreibung
|Name                    |ja             |Textfeld       |Nachname der natürlichen Person
|Rechtsform              |nein           |Textfeld       |z.B. GmbH oder AG
|Handelsregisternummer   |nein           |Textfeld       |Nummer in der Form HR A 11111
|Notiz                   |nein           |Textfeld       |Beliebige Hinweise zum unternehmen
|=========================================================

==== Ansprechpartner
Der Ansprechpartner ist kein eigener Kontakttyp. Dieser kann ausschließlich
 <<ansprechpartner-unternehmen,über das Unternehmen erfasst werden, zudem der Ansprechpartner gehört.>>


=== Weitere Informationen zu einem Kontakt
Die Detailinformationen zu einem Kontakt befinden sich im unteren
Teil der Erfassungsmaske in aufklappbaren Bereichen:

.Detail-Informationen eines Kontakts
[options="header,footer"]
image::unternehmen-2.png[]

CAUTION: Bei der Neu-Anlage eines Kontakts sind die Details zunächst nicht sichtbar. Erst nach dem Speichern und dem erneuten Aufruf des neuen Kontakts werden die folgenden Detailinformationen angezeigt.

Dieser Bereich ist in folgende Abschnitte unterteilt:

* Adressen
* Kommunikationskanäle
* Modulzuordnung
* Ansprechpartner (nur bei Unternehmen)


==== Adressen
Die Adressliste beinhaltet alle Adressen der internen Person. Eine Adresse besteht aus folgenden Attributen:

.Attribute einer Adresse (Kontakt-Detailinformationen)
[options="header"]
|=========================================================
|Attribut           |Pflichtfeld    |Inhaltsart      |Beschreibung
|Adresstyp          |ja             |Auswahlfeld     |Auswahl eines Adresstyps
|Hauptadresse       |nein           |Checkbox        |Kennzeichen, ob dies die Hauptadresse ist (nur relevant, wenn mehrere Adressen vorhanden)
|Postleitzahl       |nein           |Zahl            |Adressdaten
|Ort                |nein           |Textfeld        |Adressdaten
|Adresse (Zusatz)   |nein           |Textfeld        |Adressdaten
|Straße             |nein           |Textfeld        |Adressdaten
|Hausnummer         |nein           |Textfeld        |Adressdaten
|WGS84-Zone         |nein           |Textfeld        |World Geodetic System 1984 für Positionsangaben
|Längengrad         |nein           |Textfeld        |Geographische Länge: Ein Winkel, der ausgehend vom Nullmeridian (0°) bis 180° in östlicher und 180° in westlicher Richtung angegeben wird
|Breitengrad        |nein           |Textfeld        |Geographische Breite: Angabe in Grad, Minuten und Sekunden
|Google Maps URL    |nein           |Textfeld        |URL zu Google Maps mit den entsprechenden Parametern
|Notiz              |nein           |Textfeld        |Beliebige Hinweise zur Person
|=========================================================

Der geöffnete Bereich sieht folgendermaßen aus:

.Tabellenansicht der Adressen unter einem Kontakt
[options="header,footer"]
image::adresseliste-gefuellt.png[]

Über die Schaltfläche "Neue Adresse anlegen" kann eine Adresse angelegt werden.
Anschließend öffnet sich die folgende Maske, die auch bei der Bearbeitung zum Einsatz kommt:

.Maske zur Anlage einer Adresse unter einem Kontakt
[options="header,footer"]
image::adresse-anlegen.png[]


==== Kommunikationskanäle
Die Kommunikationskanäle beinhalten alle Kontaktinformationen. Ein Kommunikationskanal besteht aus folgenden Attributen:

.Attribute eines Kommunikationskanals (Kontakt-Detailinformationen)
[options="header"]
|=========================================================
|Attribut     |Pflichtfeld    |Inhaltsart      |Beschreibung
|Typ          |ja             |Auswahlfeld     |Auswahl eines Kommunikationskanals
|Daten        |nein           |Textfeld        |Kontaktinformationen des entsprechenden Kommunikationskanals
|Notiz        |nein           |Textfeld        |Beliebige Hinweise zum Kommunikationskanal
|=========================================================

Der geöffnete Bereich sieht folgendermaßen aus:

.Tabellenansicht der Kommunikationskanäle unter einem Kontakt
[options="header,footer"]
image::kommunikationskanal-gefuellt.png[]

Über die Schaltfläche "Neuen Kommunikationskanal anlegen" kann ein Kommunikationskanal angelegt werden.
Anschließend öffnet sich die folgende Maske, die auch bei der Bearbeitung zum Einsatz kommt:

.Maske zur Anlage eines Kommunikationskanals unter einem Kontakt
[options="header,footer"]
image::kommunikationskanal-anlegen.png[]

[[zugeordnete-module]]
==== Zugeordnete Module
Die Modulzuordnung legt fest, in welchen Modulen der Kontakt genutzt wird.
Des Weiteren kann hinterlegt werden, wie lange die Kontaktdaten mindestens
aufbewahrt werden müssen und wann diese ablaufen.

Eine Modulzuordnung besteht aus folgenden Attributen:

.Attribute einer Modulzuordnung (Kontakt-Detailinformationen)
[options="header"]
|=========================================================
|Attribut        |Pflichtfeld    |Inhaltsart      |Beschreibung
|Modulname       |ja             |Auswahlfeld     |Auswahl eines openKONSEQUENZ-Moduls
|Ablaufdatum     |nein           |Datum           |Zeitpunkt, ab wann die Kontaktdaten gemäß DSGVO gelöscht werden müssen
|Löschsperre bis |nein           |Datum           |Zeitpunkt, bis wann die Kontaktdaten gemäß DSGVO nicht gelöscht werden dürfen
|Notiz           |nein           |Textfeld        |Beliebige Hinweise zum Modul
|=========================================================

Der geöffnete Bereich sieht folgendermaßen aus:

.Tabellenansicht der Modulzuordnungen unter einem Kontakt
[options="header,footer"]
image::modulzuordnung-gefuellt.png[]

Über die Schaltfläche "Neue Modulzuordnung anlegen" kann eine Modulzuordnung angelegt werden.
Anschließend öffnet sich die folgende Maske, die auch bei der Bearbeitung zum Einsatz kommt:

.Maske zur Anlage einer Modulzuordnung unter einem Kontakt
[options="header,footer"]
image::modul-zuordnen.png[]

[[ansprechpartner-unternehmen]]
==== Ansprechpartner (nur bei Unternehmen)
Die Ansprechpartner sind Personen, die zu einem Unternehmen gehören. Deshalb gibt es diese Daten nur bei dem Kontakttyp Unternehmen.
Ein Ansprechpartner besitzt folgende Attribute:

.Attribute eines Ansprechpartners (Kontakt-Detailinformationen)
[options="header"]
|=========================================================
|Attribut     |Pflichtfeld    |Inhaltsart     |Beschreibung
|Vorname      |nein           |Textfeld       |Vorname des Ansprechpartners
|Name         |ja             |Textfeld       |Nachname des Ansprechpartners
|Titel        |nein           |Textfeld       |z.B. Prof. oder Dr.
|Anrede       |nein           |Auswahlfeld    |Auswahl einer Anrede, z.B. Herr oder Frau
|Personentyp  |nein           |Auswahlfeld    |Auswahl eines Personentyps
|Notiz        |nein           |Textfeld       |Beliebige Hinweise zum Ansprechpartner
|=========================================================

Der geöffnete Bereich sieht folgendermaßen aus:

.Tabellenansicht der Ansprechpartner unter einem Kontakt
[options="header,footer"]
image::ansprechpartner-gefuellt.png[]

Über die Schaltfläche "Neuen Ansprechpartner anlegen" kann ein Ansprechpartner angelegt werden.
Anschließend öffnet sich die folgende Maske, die auch bei der Bearbeitung zum Einsatz kommt:

.Maske zur Anlage eines Ansprechpartners unter einem Kontakt
[options="header,footer"]
image::ansprechpartner-anlegen.png[]

[[ansprechparter-loeschen]]
==== Löschen von weiteren Informationen eines Kontakts
Über das folgende Symbol in der Tabelle kann der entsprechende Eintrag
(Adresse, Kommunikationskanal, Modulzuordnung oder Ansprechpartner)
gelöscht werden.

.Löschen-Symbol
[options="header,footer"]
image::loesch-symbol.png[]

CAUTION: Das Mülleimer-Symbol ist nur bei der "Schreibenden Rolle" und bei der Rolle "Administrator" sichtbar.

CAUTION: Die Löschfunktion steht nur beim Kontakttyp "Ansprechpartner" zur Verfügung. Andere Kontakte können nicht gelöscht werden.

Nach Klick auf das Löschen-Symbol erscheint ein Dialog, der mit "Ja" zu bestätigen ist.

.Dialog nach Klick auf Löschen
[options="header,footer"]
image::meldung-loeschen.png[]


<<<

[[dsgvo-funktionen]]
== DSGVO-Funktionen
Das Modul Kontaktstammdaten ermöglicht für eine openKONSEQUENZ-Installation
die zentrale Umsetzung der DSGVO-Aufgaben:

* Alle Informationen zu einem Kontakt finden
* Gültigkeitszeiträume für Personendaten festlegen
* Sperrfristen für Personendaten festlegen
* Abgelaufene Kontakte identifizieren
* Kontakte anonymisieren

[[dsgvo-erfassen]]
=== Erfassung der DSGVO-Informationen zu einem Kontakt
Kontaktdaten können grundsätzlich in mehreren openKONSEQUENZ-Modulen verwendet werden.
Deshalb ist es bei jedem Kontakt (Interne und externe Person) möglich, die einzelnen
Module bei den Detailinformationen unter <<zugeordnete-module,Zugeordnete Module>>
zu erfassen.

In diesem Vorgang können zu jeder Modulzuordnung weitere DSGVO-relevante Informationen
hinterlegt werden:

* openKONSEQUENZ-Modul: Modul, dass diesen Kontakt verwendet
* Zuweisungsdatum: Wann der Kontakt erstmalig dem Modul verwendet wurde
* Ablaufdatum: Zeitpunkt nachdem der Kontakt zu anonymisieren ist
* Löschsperre bis: Zeitpunkt bis wann der Kontakt nicht anonymisiert werden darf

Ein Beispiel für einen Kontakt mit mehreren Modulzuordnungen:

.Beispiel Modulzuordnungen
[options="header,footer"]
image::dsgvo-module.png[]

[[dsgvo-suche]]
=== Abgelaufene Kontakte identifizieren
In der Hauptübersicht befindet sich eine DSGVO-Suchfunktion. Mit dieser Suche
können folgende DSGVO-Informationen abgefragt werden:

* Auswahl Module
* Ablaufdatum überschritten
* Löschsperre abgelaufen

Des Weiteren kann diese Suche mit den Such-Kriterien der Standardsuche kombiniert werden.
Das folgende Beispiel zeigt eine Suche nach abgelaufenen Kontakten:

.DSGVO-Suche
[options="header,footer"]
image::dsgvo-suche.png[]

CAUTION: Es erfolgt keine automatische Anonymisierung nachdem das Ablaufdatum und/oder die Löschsperre abgelaufen sind.

[[dsgvo-anonymisieren]]
=== Kontakt anonymisieren
Kontakte einer openKONSEQUENZ-Installation werden ausschließlich über das Modul
Kontaktstammdaten anonymisiert. Dabei ist folgendes zu beachten:

CAUTION: Das Anonymisieren von Kontakten erfolgt immer manuell und für jeden Kontakt einzeln.

Des Weiteren sind entsprechende Berechtigungen notwendig:

CAUTION: Für das Anonymisieren von Kontakten ist die "Schreibende Rolle" oder die Rolle "Administrator" notwendig.

Sind alle Voraussetzung erfüllt, wird der Kontakt wird über das <<kontakt-bearbeiten,Bearbeiten-Symbol>> in der Haupttabelle
aufgerufen, anschließend öffnet sich die Erfassungsmaske zur Bearbeitung eines
Kontakts:

.Kontaktansicht mit Anonymisieren-Button
[options="header,footer"]
image::dsgvo-anonymisieren-vorher.png[]

Über die Schaltfläche "Anonymisieren" erfolgt das Unkenntlichmachen des Kontakts.
Dazu wird der Name auf "* * *" geändert und alle anderen Felder geleert.

Zuvor muss aber noch der folgende Dialog bestätigt werden:

.Hinweis vor dem Anonymisieren
[options="header,footer"]
image::dsgvo-anonymisieren-hinweis.png[]

Ist dies erfolgt, öffnet sich anschließend die Hauptansicht und der anonymisierte
Kontakt ist nicht mehr auffindbar.

CAUTION: Ein anonymisierter Kontakt kann nicht wiederhergestellt werden.

<<<

[[verwaltung-stammdaten]]
== Verwaltung der Stammdaten
Die Funktionen zur Verwaltung der Stammdaten verbirgt sich hinter dem folgenden
Symbol in der Menüleiste:

.Symbol zum Aufruf der Stammdaten-Verwaltung
[options="header,footer"]
image::admin-menue-symbol.png[]

CAUTION: Die Stammdaten-Verwaltung ist nur für die Rolle "Administrator" verfügbar.

Es können folgende Stammdaten bearbeitet werden:

* Anreden
* Adresstypen
* Kommunikationstypen
* Personentypen

=== Anreden
Nach dem Aufruf der Anreden-Verwaltung erscheint die Übersicht mit allen bereits
angelegten Anreden:

.Tabellenansicht der Anreden
[options="header,footer"]
image::uebersicht-anrede.png[]

Über die Schaltfläche "Neu" kann ein Eintrag angelegt werden.
Anschließend öffnet sich die folgende Maske, die auch bei der Bearbeitung zum Einsatz kommt:

.Maske zur Anlage von Anreden
[options="header,footer"]
image::anrede-anlegen.png[]


=== Adresstypen
Nach dem Aufruf der Adresstypen-Verwaltung erscheint die Übersicht mit allen bereits
angelegten Adresstypen:

.Tabellenansicht der Adresstypen
[options="header,footer"]
image::adresstypen-uebersicht.png[]

Über die Schaltfläche "Neu" kann ein Eintrag angelegt werden.
Anschließend öffnet sich die folgende Maske, die auch bei der Bearbeitung zum Einsatz kommt:

.Maske zur Anlage eines Adresstyps
[options="header,footer"]
image::adresstyp-anlegen.png[]


=== Kommunikationstypen
Nach dem Aufruf der Kommunikationstypen-Verwaltung erscheint die Übersicht mit allen bereits
angelegten Kommunikationstypen:

.Tabellenansicht der Kommunikationstypen
[options="header,footer"]
image::kommunikationstypen-uebersicht.png[]

Über die Schaltfläche "Neu" kann ein Eintrag angelegt werden.
Anschließend öffnet sich die folgende Maske, die auch bei der Bearbeitung zum Einsatz kommt:

.Maske zur Anlage eines Kommunikationstypens
[options="header,footer"]
image::kommunikationstypen-anlegen.png[]

Einige Einträge sind in der Standardkonfiguration enthalten und dürfen somit
nicht geändert werden. Diese sind in der Übersichtstabelle mit einem Auge-Symbol
gekennzeichnet. Wird der entsprechende Eintrag über dieses Symbol geöffnet,
so können keine Anpassungen vorgenommen werden.

.Maske zur Ansicht eines Kommunikationstyps
[options="header,footer"]
image::kommunikationstyp-nur-ansicht.png[]


=== Personentypen
Nach dem Aufruf der Personentypen-Verwaltung erscheint die Übersicht mit allen bereits
angelegten Personentypen:

.Tabellenansicht der Personentypen
[options="header,footer"]
image::personentypen-uebersicht.png[]

Über die Schaltfläche "Neu" kann ein Eintrag angelegt werden.
Anschließend öffnet sich die folgende Maske, die auch bei der Bearbeitung zum Einsatz kommt:

.Maske zur Anlage eines Personentyps
[options="header,footer"]
image::personentypen-anlegen.png[]


[[meldungen-hinweise]]
== Hinweise und Meldungen nach Benutzeraktionen
Nach Benutzeraktionen erscheinen in bestimmten Fällen Meldungen des Systems,
um den Benutzer:

* Handlungsanweisungen zu geben,
* über Fehler des Systems zu informieren.

=== Erfolg einer Aktion
Ist eine Benutzeraktion erfolgreich, so erscheint keine Meldung.

=== Handlungsanweisung
In einigen Situationen muss der Benutzer weitere Aktionen ausführen, damit die
Handlung erfolgreich abgeschlossen werden kann. Diese gelb hinterlegten Hinweise
erscheinen im folgenden Fall:

* Fehlenden Informationen (Pflichtfelder füllen)
* LDAP- und Auth&Auth-User dürfen für einen Kontakt nicht gleichzeitig synchronisiert werden

.Hinweis Pflichtfelder
[options="header,footer"]
image::meldung-hinweis.png[]

Diese Meldungen bleiben für fünf Sekunden sichtbar und verschwinden dann wieder
automatisch.

=== Fehlermeldungen
Wenn Aktionen aufgrund technischer Gegebenheiten nicht erfolgreich durchgeführt
werden können, erscheinen rot hinterlegte Fehlermeldungen. Das kann u.a. in
folgenden Situationen passieren:

* Speichern fehlgeschlagen
* Web Services nicht verfügbar

.Fehlermeldung
[options="header,footer"]
image::meldung-fehler.png[]

Diese Meldungen bleiben solange sichtbar bis sie durch den Benutzer über das
kleine x geschlossen werden. In diesen Fällen ist der Administrator zu
informieren.

<<<

== Allgemeine Funktionen

=== An- und abmelden

==== Modul "Kontaktstammdaten" aus Portal starten
Nach erfolgreicher Anmeldung am openKONSEQUENZ-Portal und mit entsprechender
Berechtigung für das Modul "Kontaktstammdaten" ist die Kachel für das Modul
sichtbar. Mit einem Klick auf die Kachel startet das Modul "Kontaktstammdaten"
in einem neuen Fenster.

.Kachel zum Starten des Moduls "Kontaktstammdaten"
[options="header,footer"]
image::oeffnen-modul.png[]

==== Abmelden
Die Schaltfläche zum Abmelden befindet sich hinter dem Benutzernamen.

.Abmelden vom openKONSEQUENZ-System
[options="header,footer"]
image::abmelden.png[]

CAUTION: Beim Klick auf "Abmelden" erfolgt nicht nur die Abmeldung vom Modul
Kontaktstammdaten, sondern die Abmeldung vom Portal. D.h. alle parallel geöffneten
openKONSEQUENZ-Module (wie z.B. Betriebstagebuch, Geplante Netzmaßnahme) werden
automatisch mit abgemeldet.

Um die parallel geöffneten openKONSEQUENZ-Module nicht mit abzumelden, ist
lediglich das Browserfenster mit dem Modul Kontaktstammdaten zu schließen.

=== Home-Button
Über den folgenden Home-Button in der Menüleiste kann jederzeit zur Tabellenansicht
zurückgekehrt werden.

.Home-Button
[options="header,footer"]
image::haus-symbol.png[]

CAUTION: Der Aufruf des Home-Buttons setzt die Suche, Filter und Sortierfunktion wieder zurück, sodass die Standardansicht wiederhergestellt ist.

[[suche-suche]]
=== Suche
In der Übersicht ist eine Such-Funktion integriert, die eingegebenen Zeichen in
den Datensätzen der Kontaktstammdaten sucht. Bei der Suche werden alle Felder
berücksichtigt.

.Suchfunktion
[options="header,footer"]
image::suche-beispiel.png[]

Das Auswahlfeld "Kontakttypen" bestimmt den Suchumfang:

* Alle Kontakttypen
* Interne Personen
* Externe Personen
* Unternehmen
* Ansprechpartner

Die Suche wird direkt beim Eintippen des Suchbegriffs bzw. bei der Auswahl
eines Filterkriteriums ausgeführt.

Darüber hinaus steht eine <<dsgvo-suche,DSGVO-Suche>> zur Verfügung.

[[sortieren]]
=== Sortieren
Die Sortierung in der Haupttabelle erfolgt über zwei Auswahlfelder:

.Auswahl des Attributs für die Sortierung
[options="header,footer"]
image::auswahl-sortierung.png[]

.Auswahl der Reihenfolge
[options="header,footer"]
image::auswahl-sortierung-2.png[]

Nach Auswahl der entsprechenden Felder erfolgt die Suche automatisch.

=== Hilfe
Diese Benutzerdokumentation ist über das Hilfe-Symbol in der Kopfzeile erreichbar:

.Hilfe-Symbol
[options="header,footer"]
image::hilfe.png[]

=== Synchronisierung mit Verzeichnisdiensten
Die Aktivierung der Synchronisierung der Kontaktstammdaten mit den Verzeichnisdiensten
LDAP und/oder Auth&Auth erfolgt durch den Administrator.

<<<

== Kompatibilität
Die Anwendung ist für folgende Endgeräte optimiert:

* Desktop-PC
* Tablet

Es unterstützt folgende Browser:

* Google Chrome
* Firefox

Die Bildschirmauflösung bzw. die Fenstergröße des Browsers sollte folgende
Werte nicht unterschreiten:

* 1.024 x 768 Pixel

<<<